Polityka prywatności
1. Kto jest administratorem danych
Uczestnicy programu (część A): administratorem Twoich danych jest firma prowadząca program, w którym masz kartę (dalej: „Lokal” lub „Organizator”). Lokal publikuje swoje dane kontaktowe (nazwa, adres, e-mail) na stronie zapisu do programu.
Dostawca i operator techniczny platformy Stempel — Dream of Beauty Magdalena Więckowska, ul. Kaliny Jędrusik 7 lok. U4, 01-748 Warszawa; NIP 527-242-34-38, REGON 363970875 (dalej: „Stempel”) — przetwarza dane uczestników wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na polecenie Lokalu i na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Stempel nie decyduje samodzielnie o celach przetwarzania danych uczestników.
Firmy, pracownicy lokali i odwiedzający stronę (część B): administratorem jest Stempel (dane jak wyżej; e-mail handlowy: sales@stempel-karty.pl; e-mail do spraw danych: dane@stempel-karty.pl).
2. Inspektor ochrony danych i zgłoszenia bezpieczeństwa
Stempel nie powołał inspektora ochrony danych (IOD) — przy skali i charakterze przetwarzania obowiązek ten nie zachodzi. W sprawach danych kontaktuj się na adres dane@stempel-karty.pl.
Na ten sam adres zgłaszaj sprawy bezpieczeństwa (podejrzenie incydentu, luka, próba nieautoryzowanego dostępu do danych lub kont), najlepiej z tematem „Bezpieczeństwo”. Takie zgłoszenia rozpatrujemy priorytetowo.
Część A — uczestnicy programu lojalnościowego
3. Jakie dane zbieramy
- unikalny kod członka — losowy ciąg znaków, niepowiązany z tożsamością;
- imię, wyłącznie jeśli je podasz (pole opcjonalne; limit 40 znaków);
- adres e-mail, wyłącznie jeśli go podasz (pole opcjonalne);
- dzień i miesiąc urodzenia, wyłącznie jeśli je podasz (pole opcjonalne) — do komunikatów urodzinowych;
- potwierdzenie ukończenia 16 lat (data i godzina zaznaczenia) oraz treść udzielonych zgód i sprzeciwów;
- historię wizyt, punktów/pieczątek i realizacji nagród (rejestr operacji z datą, godziną i osobą obsługującą);
- dane techniczne przy korzystaniu ze stron (adres IP w celach antyspamowych i bezpieczeństwa, typ urządzenia/przeglądarki).
Nie zbieramy nazwiska, roku urodzenia, adresu zamieszkania, numeru telefonu ani numeru dokumentu tożsamości. Nie zbieramy Twojej lokalizacji — powiadomienia „w pobliżu lokalu” wyświetla sam portfel Google/Apple na Twoim telefonie na podstawie adresu lokalu zapisanego na karcie. Podanie imienia, e-maila i urodzin jest dobrowolne i nie jest warunkiem uczestnictwa; bez e-maila nie odtworzymy karty po utracie telefonu i nie wyślemy wiadomości e-mail.
Program jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 16 lat. Lokal nie prowadzi zapisów osób młodszych.
4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy
- prowadzenie programu, naliczanie punktów, realizacja nagród, wydanie karty w portfelu cyfrowym i odtworzenie karty po utracie telefonu — wykonanie umowy uczestnictwa w programie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- powiadomienia o stanie własnej karty (np. „nagroda do odbioru”, aktualizacja karty w portfelu) — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- wiadomości i oferty Lokalu jako powiadomienia na karcie w portfelu (kampanie, życzenia urodzinowe z ofertą) — na podstawie zgody wyrażonej przy dołączeniu do programu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej); możesz ją wycofać w każdej chwili, wyłączając powiadomienia w ustawieniach portfela lub usuwając kartę z portfela (pkt 7);
- oferty wysyłane e-mailem — wyłącznie na podstawie osobnej zgody marketingowej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej), wyrażonej osobnym checkboxem; zgoda jest dobrowolna i możesz ją cofnąć w każdej chwili (pkt 7);
- bezpieczeństwo usługi, ochrona przed nadużyciami oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes Lokalu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Odbiorcy danych
Dane uczestników udostępniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania programu:
- Stemplowi (Dream of Beauty Magdalena Więckowska) — operatorowi platformy, podmiotowi przetwarzającemu (art. 28 RODO);
- podprocesorom Stempla: Vercel Inc. (hosting aplikacji), Neon Inc. (hosting bazy danych), Google LLC (karta w Google Wallet i powiadomienia) oraz Apple Inc. (karta w Apple Wallet) — tylko dane potrzebne do karty: kod członka, imię (jeśli podane), stan punktów, treść komunikatu; dostawcy poczty elektronicznej (Resend, Inc. lub Microsoft) — przy wysyłce e-maili;
- uprawnionym pracownikom Lokalu (obsługa, kasa, panel) — w zakresie wynikającym z ich roli.
Dane uczestników nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom w celach marketingowych. Organom publicznym przekazujemy je tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo. O zmianie podprocesorów Stempel informuje Lokal, a Lokal — uczestników.
6. Jak długo przechowujemy dane
- dane karty (kod, imię, e-mail, urodziny, zgody) wraz z historią operacji (wizyty, punkty, realizacje nagród) — do usunięcia karty przez Ciebie albo przez Lokal, zakończenia programu, usunięcia konta Lokalu w Stemplu albo 12 miesięcy od ostatniej aktywności (wizyty lub innej operacji na koncie). Po 12 miesiącach bez aktywności karta jest zamykana, a dane — razem z historią operacji — trwale usuwane; karta w portfelu staje się nieaktywna. Na 30 dni przed usunięciem wysyłamy przypomnienie e-mailem, jeśli podałeś adres i wyraziłeś zgodę marketingową;
- rejestr operacji programu nie jest dokumentem księgowym — nie przechowujemy go po usunięciu karty. Dokumenty wymagane przepisami (np. paragony) Lokal prowadzi we własnych systemach;
- skrót (hash) adresu e-mail po rezygnacji z wiadomości — bezterminowo, wyłącznie po to, by respektować Twój sprzeciw także po ponownym zapisie;
- logi bezpieczeństwa i audytu — dziennik audytu 12 miesięcy, próby logowania 1 dzień, liczniki limitów zapytań 7 dni, prośby o reset hasła 30 dni, chyba że dane są potrzebne w toczącym się postępowaniu.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (w tym historii operacji);
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych i wyjścia z programu — także samodzielnie, formularzem „Odejść z programu” na stronie karty (usunięcie jest trwałe i obejmuje kartę, historię wizyt, zgody i niezrealizowane nagrody);
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych (plik JSON — Lokal pobiera kopię Twoich danych w panelu i przekazuje ją Tobie);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody marketingowej w dowolnym momencie (link „Wyrejestruj się” w wiadomości, odpowiedź na e-mail lub zgłoszenie w lokalu); cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
W stopce każdej wiadomości wysyłanej przez Stempel znajduje się link do zarządzania pocztą. Potwierdzenie rezygnacji pod tym linkiem wstrzymuje oferty oraz nieobowiązkowe powiadomienia na dany adres ze wszystkich programów obsługiwanych przez platformę. Możesz też wyłączyć wiadomości dotyczące jednej konkretnej karty — link jest w mailach wysyłanych w sprawie tej karty. Niezbędne wiadomości o dostępie do konta i rozliczeniach nadal mogą przychodzić.
Żądanie złóż Lokalowi (dane na stronie programu) albo Stemplowi na dane@stempel-karty.pl — przekażemy je Lokalowi i pomożemy w realizacji. Odpowiedź otrzymasz w ciągu 1 miesiąca; w uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące, o czym Cię poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO).
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Program działa automatycznie (naliczanie punktów, wygasanie nagród, powiadomienia o stanie karty). Na podstawie zgód z pkt 4 Lokal może kierować do Ciebie kampanie na podstawie historii wizyt (np. „nie byłeś od 30 dni”) — jest to prosta segmentacja, która nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływa. Żadna decyzja o Tobie (w tym wykluczenie z programu) nie zapada wyłącznie automatycznie (art. 22 RODO).
Część B — firmy, pracownicy lokali i odwiedzający stronę
9. Dane firm, pracowników i odwiedzających
- Konto firmy: nazwa prawna, NIP, adres, adres e-mail konta, opcjonalnie telefon, dane weryfikacyjne (CEIDG/KRS, strona firmowa), historia płatności. Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c), weryfikacja firmy, bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f). Okres: czas trwania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń i 5 lat dla dokumentów księgowych. Dowody zawarcia umów (akceptacja regulaminu, umowy powierzenia, oświadczenia o prawach do marki, weryfikacja firmy, wystawienie faktury) — przez czas obowiązywania umowy i 3 lata po jej zakończeniu.
- Pracownicy lokalu z kontem w panelu lub kasie: imię, e-mail, rola, skrót PIN-u, dziennik operacji. W zakresie kont pracowników Stempel działa na polecenie firmy (podmiot przetwarzający); w zakresie logów bezpieczeństwa i logowania — jako administrator (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bezpieczeństwo usługi).
- Płatności: przy pierwszej płatności lub wejściu do portalu Stripe przekazujemy Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) wyłącznie adres e-mail konta; dane płatności firma podaje bezpośrednio Stripe. Nie przekazujemy Stripe danych uczestników programów ani haseł.
- Faktury w KSeF: dane firmy (nazwa, adres, NIP) trafiają na fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur prowadzonym przez Ministra Finansów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o VAT). Nigdy nie trafiają tam dane uczestników programów.
- Kontakt i formularz pomocy: treść wiadomości i dane kontaktowe — odpowiedź na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez 12 miesięcy od wysłania wiadomości.
- Analityka strony — patrz pkt 12.
Odbiorcami tych danych są podprocesorzy wymienieni w pkt 5, Stripe oraz biuro rachunkowe i doradcy prawni — w zakresie niezbędnym. Przysługują Ci prawa wymienione w pkt 7 (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw, skarga do UODO). Właściciel może usunąć konto firmy samodzielnie: Panel → Konto → strefa niebezpieczna (hasło + wpisanie „USUŃ KONTO I DANE”); usuwamy wtedy także dane pracowników i konfigurację, a zachowujemy tylko dane rozliczeniowe wymagane prawem. Podanie danych firmy jest warunkiem zawarcia umowy.
Postanowienia wspólne
10. Bezpieczeństwo
Dane przesyłane są wyłącznie przez HTTPS (TLS). Dane każdego lokalu są odizolowane na poziomie bazy danych, a dostęp mają tylko uprawnione osoby zgodnie z rolą. Każda zmiana punktów trafia do rejestru operacji wraz z osobą wykonującą. Kopie zapasowe bazy danych wykonywane są automatycznie. Hasła są hashowane (scrypt z solą), logowanie właścicieli wymaga weryfikacji dwuetapowej, a sesje wygasają po 7 dniach oraz natychmiast po zmianie hasła lub usunięciu konta. Poświadczenia kont Wallet przekazane przez firmy są szyfrowane (AES-256-GCM), a każdy ich odczyt jest rejestrowany. Publiczne formularze chronią limity żądań i mechanizmy antyspamowe.
11. Przekazywanie danych poza EOG i naruszenia ochrony danych
Część podprocesorów (Google LLC, Apple Inc., Vercel Inc., Neon Inc., Resend, Inc.) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU–US Data Privacy Framework (w stosunku do podmiotów certyfikowanych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z dodatkowymi zabezpieczeniami (szyfrowanie, ograniczenie dostępu). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na dane@stempel-karty.pl.
W razie naruszenia ochrony danych administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin, jeśli może ono powodować ryzyko dla osób; Stempel jako podmiot przetwarzający powiadamia Lokal bez zbędnej zwłoki. Jeśli naruszenie powoduje wysokie ryzyko dla Ciebie, poinformujemy Cię e-mailem (jeśli go podałeś) lub na stronie programu: co się stało, jakie dane objęło, jakie mogą być skutki i co możesz zrobić.
12. Cookies i analityka
Strony korzystają z plików cookie i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania usługi (sesja logowania panelu, zapamiętanie motywu i Twoich wyborów w pasku prywatności) — te nie wymagają zgody. Nie używamy pikseli reklamowych ani śledzenia między serwisami.
Statystyki odwiedzin prowadzimy w Google Analytics 4 wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w pasku prywatności. Bez zgody skrypt analityczny w ogóle się nie ładuje i żadne dane nie trafiają do Google; przy zgodzie wyłączone jest przechowywanie danych reklamowych (Google Consent Mode). Administratorem danych analitycznych jest Stempel (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a Google Ireland Ltd. przetwarza je jako podmiot przetwarzający; dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na zasadach z pkt 11.
Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Twoja decyzja jest zapisywana lokalnie w przeglądarce (localStorage). Możesz też usunąć lub zablokować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki — zablokowanie cookie niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się do panelu.
13. Sztuczna inteligencja
Treści tej strony i interfejsy platformy były przygotowywane z pomocą narzędzi sztucznej inteligencji i każdorazowo zweryfikowane przez człowieka. Platforma nie korzysta ze sztucznej inteligencji w działaniu programów lojalnościowych, a dane osobowe nie są przekazywane do modeli AI ani wykorzystywane do ich trenowania.
14. Kontakt
W sprawach danych z programu lojalnościowego kontaktuj się przede wszystkim z Lokalem (dane na stronie zapisu do programu). W pozostałych sprawach i przy żądaniach przekazywanych Lokalowi: Stempel (Dream of Beauty Magdalena Więckowska, ul. Kaliny Jędrusik 7 lok. U4, 01-748 Warszawa):
Dane osobowe i bezpieczeństwo: dane@stempel-karty.pl
Pomoc techniczna: pomoc@stempel-karty.pl
15. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, podprocesorzy albo sposób działania usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie; o istotnych zmianach informujemy firmy e-mailem, a uczestników — za pośrednictwem Lokalu na stronie programu (w miarę możliwości również e-mailem).